Documentația EUDR, diligența cuvenită, geo-locația, evaluarea riscurilor, asistența norocoasă a documentelor color
Pe măsură ce data de executare a abordării Regulamentului despre defrișarea UE (EUDR), companiile încep să realizeze că simpla conștientizare a legii nu este suficientă. Documentația corectă - exactă, completă și în timp util - este fundamentul conformității.
Acest articol oferă o foaie de parcurs practică pentru pregătirea documentației de conformitate a EUDR, inclusiv tipuri de documente, sugestii de format, ce poate oferi culoarea norocoasă și cum să gestionați eficient solicitările clienților.
1. Ce documente sunt necesare pentru respectarea EUDR?
Pe baza orientărilor oficiale ale UE, auditurile clientului, documentația de bază pentru EUDR include opt categorii principale:
Nu.
|
Tip de document
|
Descriere
|
1 |
Informații despre produs
|
Include coduri HS, tipuri de materiale, funcție de utilizare
|
2 |
Date de geo-locație
|
Coordonate GPS de origine forestieră pentru lemn/hârtie
|
3 |
Declarația de recoltare legală
|
Emis de Furnizor de materiale sau proprietar de pădure
|
4 |
Fluxul lanțului de aprovizionare
|
Contracte, facturi, înregistrări de transport din pădure la fabrică
|
5 |
Evaluare a riscurilor
|
Risc de țară de origine, credibilitate furnizor, prezență FSC
|
6 |
Înregistrări de atenuare a riscurilor
|
Instruire, re-verificarea furnizorilor, aprovizionare alternativă
|
7 |
Înregistrări de instruire a personalului
|
Data, conținutul, participanții la EUDR Training
|
8 |
Declarația finală de diligență datorată (DDS)
|
Declarație sumară depusă la portalul UE sau partajată cu clientul
|
2. Formatul documentului și sfaturi de trimitere
Majoritatea documentelor necesare EUDR nu sunt standardizate în întreaga UE. Prin urmare, consistența și claritatea sunt esențiale. Sfaturile noastre de formatare includ:
Format PDF pentru documente și declarații legale
Foi de excel pentru GPS-ul și mese de trasabilitate materiale în ceea ce privește lotul
Fotografii sau hărți pentru imagini de locație geo-locație
Bilingv (EN + ZH) atunci când este utilizat în lanțurile de alimentare transfrontaliere
3. Serviciile de pregătire a documentelor Lucky Color
Lucky Color oferă suport de documentare end-to-end pentru conformitatea EUDR:
a) Oferim șabloane pentru:
Formulare de rezumat a produsului
Tabele de raportare a geo-locației
Jurnalele de instruire a personalului
Declarații de diligență cuvenită
b) ajutăm să colectăm:
c) Creăm fișiere de risc:
Cu note de conformitate alocate (scăzut, mediu, mare)
Inclusiv probe de susținere și note de atenuare
Toate documentele sunt pregătite în termen de 3 zile lucrătoare și livrate în formate editabile și pregătite pentru clienți.
4. Scenarii comune și cum le gestionăm
Scenariul 1: Clientul solicită DDS Înainte de depunerea vamală, pregătim un rezumat DDS bazat pe comanda clientului, tipul de ambalare și utilizarea finală declarată.
Scenariul 2: Auditul necesită date de origine forestieră. Tragem coordonate de lot din fabricile noastre de hârtie din amonte și trimitem Excel + Map Visual.
Scenariul 3: Clientul necesită dovezi de instruire pe care le oferim:
Captură de ecran de antrenament
Lista personalului cu roluri și date
Diapozitive de antrenament în engleză
5. Proces intern la Lucky Color
Identificați domeniul de risc al produsului (pe baza codului HS + utilizarea)
Solicitați documentația în amonte de la furnizorii de hârtie
Alocați codul de urmărire intern la lot
Jurnalele complete de instruire și de formare a fișierelor
Pachet de conformitate cu arhivă și emitere
6. Nu uitați: EUDR este despre proces, nu doar rezultatele
Respectarea EUDR nu este doar o casetă de selectare. Acesta reflectă întreaga transparență operațională a unei mărci. Chiar dacă un produs nu este inspectat la întâmplare de obiceiurile UE, documentația slabă sau lipsă poate:
Prin parteneriat cu Lucky Color, mărcile pot accesa un serviciu profesional de pregătire a documentelor care reduce riscurile și satisface cerințele cumpărătorului UE.
7. Solicitați aceste documente de la Lucky Color
În prezent oferim:
Lista de verificare a documentelor EUDR (Excel)
Tabelul de raportare a coordonatelor GPS (Excel)
Șablon de jurnal de formare a personalului (Word/PDF)
Declarație de eșantion DDS (EN + ZH)
Ghid de evaluare a riscurilor pentru furnizorii de hârtie
Spuneți -ne că regiunea pieței dvs., clientul țintă și specificațiile de comandă - vom livra documentele potrivite, calea corectă, la momentul potrivit.
Cu o culoare norocoasă, conformitatea nu mai este o povară - este un avantaj competitiv.